Privacy Policy

Laatst bijgewerkt: 11/03/2026

1. Inleiding

Relax Gent hecht groot belang aan de bescherming van jouw privacy en de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt of gebruik maakt van onze diensten, kunnen bepaalde persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Wij behandelen deze gegevens steeds met de nodige zorg en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring werd opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR/AVG) en de Belgische wetgeving inzake privacybescherming. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij ze beschermen en welke rechten jij hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Door gebruik te maken van onze website of diensten erken je dat je kennis hebt genomen van deze privacyverklaring.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerking van persoonsgegevens via deze website en via de dienstverlening van Relax Gent gebeurt onder verantwoordelijkheid van:

Havensteder BV
Handelsnaam: Relax Gent
Grote Baan 189
9920 Lievegem
België

BTW-nummer: BE 0699.920.524

Voor vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via:

info@relaxgent.be
+32 486 050 358

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, met welk doel deze worden verwerkt en op welke wijze deze verwerking gebeurt.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wanneer je gebruik maakt van onze website of diensten kan Relax Gent bepaalde persoonsgegevens verzamelen. Deze gegevens worden voornamelijk verkregen wanneer je een reservatie maakt, contact met ons opneemt of onze website bezoekt.

Wanneer een reservatie wordt gemaakt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het correct organiseren en beheren van de reservatie. Het kan hierbij onder meer gaan om jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, facturatiegegevens, het aantal personen, de gekozen kamer, de datum en het tijdstip van de reservatie en eventuele extra opties zoals het gebruik van een jacuzzi.

Wanneer je gebruik maakt van het contactformulier op onze website worden de gegevens verwerkt die je zelf invult in dit formulier. Dit kan bijvoorbeeld jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van jouw bericht zijn. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om jouw vraag te behandelen en om contact met jou op te nemen.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens ook worden verwerkt wanneer je rechtstreeks contact opneemt via e-mail, telefoon of WhatsApp. In dat geval worden de gegevens die je vrijwillig verstrekt verwerkt om jouw vraag of reservatie te behandelen.

Wanneer je onze website bezoekt kunnen bovendien automatisch bepaalde technische gegevens worden verzameld. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om jouw IP-adres, het type browser dat je gebruikt, het type apparaat waarmee je de website bezoekt en informatie over de pagina’s die je bezoekt. Deze gegevens helpen ons om de website correct te laten functioneren, de veiligheid te waarborgen en de gebruikservaring te verbeteren.

4. Doeleinden van de verwerking

De persoonsgegevens die door Relax Gent worden verzameld, worden uitsluitend verwerkt voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.

In de eerste plaats worden persoonsgegevens verwerkt om reservaties te kunnen beheren en om onze diensten correct te kunnen leveren. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om een reservatie te organiseren of administratief op te volgen.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden gebruikt om vragen te beantwoorden die via het contactformulier, via e-mail of via andere communicatiemiddelen worden gesteld.

Verder kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor administratieve en boekhoudkundige doeleinden, bijvoorbeeld wanneer een factuur moet worden opgesteld.

Bepaalde technische gegevens kunnen ook worden gebruikt om de werking van de website te verbeteren, statistieken op te stellen over het gebruik van de website en om de veiligheid van onze systemen te garanderen.

Relax Gent verwerkt persoonsgegevens nooit voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de hierboven beschreven doelen.

5. Rechtsgrond voor de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt steeds op basis van een geldige rechtsgrond zoals voorzien in de GDPR.

Wanneer je een reservatie maakt, worden persoonsgegevens verwerkt omdat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Relax Gent.

In bepaalde gevallen gebeurt de verwerking van persoonsgegevens omdat Relax Gent moet voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het vlak van boekhouding of fiscale administratie.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van Relax Gent, bijvoorbeeld om de website te beveiligen, om misbruik te voorkomen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Voor bepaalde vormen van gegevensverwerking, zoals het gebruik van bepaalde cookies, kan jouw toestemming worden gevraagd.

6. Betalingen en facturatie

Betalingen voor reservaties gebeuren ter plaatse bij Relax Gent. Klanten kunnen daarbij gebruik maken van verschillende betaalmethoden zoals cash, Visa, Mastercard, Bancontact of Payconiq.

Voor administratieve en boekhoudkundige doeleinden kan gebruik worden gemaakt van het facturatiesysteem Billit. Wanneer een factuur wordt opgesteld, kunnen bepaalde persoonsgegevens zoals naam, adres en facturatiegegevens worden verwerkt en gedeeld met deze dienstverlener. Deze verwerking gebeurt uitsluitend voor facturatie- en boekhoudkundige doeleinden.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Relax Gent verkoopt of verhuurt persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

In bepaalde gevallen kan het echter noodzakelijk zijn dat persoonsgegevens worden gedeeld met externe dienstverleners. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor de hosting van de website, voor facturatiesoftware, voor analytische diensten zoals Google Analytics of voor beveiligingsdiensten zoals Google reCAPTCHA.

Wanneer dergelijke externe partijen persoonsgegevens verwerken in opdracht van Relax Gent, gebeurt dit steeds binnen een contractueel kader waarbij zij verplicht zijn om de privacywetgeving te respecteren en de gegevens op een veilige manier te behandelen.

8. Camerabewaking

Om de veiligheid van bezoekers, personeel en eigendommen te waarborgen, kan op bepaalde plaatsen camerabewaking aanwezig zijn. Camera’s kunnen onder meer geplaatst zijn op de parking en aan de inkom van het gebouw.

De verwerking van camerabeelden gebeurt in overeenstemming met de Belgische Camerawet en heeft uitsluitend tot doel de veiligheid te garanderen en eventuele incidenten te kunnen vaststellen.

De camerabeelden worden niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan, tenzij de beelden noodzakelijk zijn voor het vaststellen of onderzoeken van een incident.

9. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij werden verzameld.

Gegevens die verband houden met facturatie en boekhouding worden bewaard gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar. Reservatiegegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor administratieve en organisatorische doeleinden. Gegevens die via het contactformulier worden ontvangen, worden in principe maximaal twaalf maanden bewaard.

Camerabeelden worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen die van toepassing zijn op camerabewaking.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, worden zij verwijderd of geanonimiseerd.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Relax Gent neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit beveiligde servers, beveiligde verbindingen (SSL), toegangsbeperkingen tot gegevens en monitoring van systemen.

Hoewel wij alle redelijke maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

11. Rechten van betrokkenen

Iedere persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft bepaalde rechten met betrekking tot deze gegevens.

Je hebt onder meer het recht om inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens, om onjuiste gegevens te laten corrigeren en om in bepaalde gevallen te vragen dat jouw gegevens worden verwijderd. Daarnaast kan je ook vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken of bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking.

Indien je van deze rechten gebruik wil maken kan je contact opnemen via info@relaxgent.be. Om misbruik te voorkomen kan gevraagd worden om jouw identiteit te verifiëren voordat een verzoek wordt behandeld.

12. Minderjarigen

De diensten van Relax Gent zijn uitsluitend bedoeld voor personen van achttien jaar of ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien blijkt dat toch gegevens van minderjarigen werden verzameld zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, zullen deze gegevens zo snel mogelijk worden verwijderd.

13. Klachten

Indien je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België is dit de:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Meer informatie kan worden gevonden op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

14. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Relax Gent behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in wetgeving of wijzigingen in onze dienstverlening.

De meest recente versie van deze privacyverklaring zal steeds beschikbaar zijn op de website.

15. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via:

Relax Gent
Grote Baan 189
9920 Lievegem
België

E-mail: info@relaxgent.be
Telefoon: +32 486 050 358